Un photocopieur multifonction (on parle aussi de copieur multifonction, d’imprimante multifonction ou de MFP) réunit dans une seule machine la copie, l’impression, la numérisation et souvent le fax. En entreprise, il remplace plusieurs appareils, se partage entre tous les postes du réseau et se loue généralement avec un contrat de maintenance.
Comprendre son fonctionnement aide à bien le choisir, à mieux l’utiliser et à éviter les mauvaises surprises sur la facture ou sur la sécurité des documents. Voici l’essentiel, des étapes d’une copie laser aux gestes du quotidien.
Photocopieur multifonction : définition
Un multifonction professionnel combine :
- la copie : recto-verso, agrandissement, réduction, tri et agrafage selon les options ;
- l’impression depuis les ordinateurs, les smartphones ou le cloud ;
- la numérisation vers une adresse e-mail, un dossier partagé ou un service cloud, avec reconnaissance de texte (OCR) pour obtenir des PDF où l’on peut chercher un mot ;
- le fax, de moins en moins utilisé, souvent proposé en option ;
- la gestion des usages : codes ou badges par utilisateur, quotas, comptabilité par service.
Comment fonctionne un copieur laser, étape par étape
La plupart des copieurs de bureau utilisent l’électrophotographie, décrite par Canon en cinq étapes :
- Charge : un tambour photosensible est chargé en électricité statique ;
- Exposition : un laser, guidé par un miroir rotatif, « dessine » l’image point par point sur le tambour ; les zones touchées perdent leur charge (un copieur à LED remplace le laser par une rangée de diodes) ;
- Développement : le toner, une poudre de résine et de pigment chargée électriquement, ne se dépose que sur ces zones ;
- Transfert : le toner passe du tambour au papier par attraction électrostatique ;
- Fixation : la chaleur et la pression font fondre le toner dans les fibres du papier. Les modèles récents chauffent à la demande, sans maintenir le four chaud en veille.
En couleur, l’opération se fait pour chacun des quatre toners : cyan, magenta, jaune et noir. Pour une copie, un scanner lit d’abord l’original, puis la machine l’imprime comme n’importe quel document.
Et un copieur jet d’encre professionnel ?
Certains fabricants, comme Epson, proposent des multifonctions jet d’encre de bureau. La tête d’impression projette l’encre par pression (technologie piézoélectrique), sans chauffer et sans four de fixation : la machine n’a pas de temps de préchauffage. Epson met en avant une consommation électrique nettement plus faible que celle d’un laser ; ces chiffres sont des allégations du fabricant, à comparer modèle par modèle sur les fiches techniques.
Comment utiliser un photocopieur au quotidien
Les menus varient selon les marques, mais les gestes sont les mêmes sur la plupart des modèles :
- Faire une copie : posez l’original sur la vitre (face imprimée vers le bas) ou les feuilles dans le chargeur en haut de la machine, choisissez « Copie », réglez le nombre d’exemplaires, puis lancez avec la touche de départ ;
- Copier en recto-verso : dans les réglages de copie, choisissez « recto vers recto-verso » ou « recto-verso vers recto-verso » ; le chargeur retourne les feuilles automatiquement s’il est prévu pour ;
- Agrandir ou réduire : utilisez les taux prédéfinis (A4 vers A3, A3 vers A4) ou un pourcentage libre ;
- Numériser vers un e-mail : choisissez « Numériser » ou « Scan », sélectionnez votre adresse dans le carnet, le format (PDF avec OCR de préférence) et lancez ;
- Récupérer une impression sécurisée : si votre entreprise l’a activée, vos documents attendent sur le copieur jusqu’à ce que vous passiez votre badge ou saisissiez votre code ;
- En cas de bourrage : suivez l’animation affichée à l’écran, ouvrez uniquement les volets indiqués et retirez la feuille dans le sens du papier, sans toucher le four, qui reste chaud.
Le remplacement du toner est guidé par l’écran ; avec un contrat de maintenance, les consommables sont en général livrés automatiquement lorsque la machine signale un niveau bas.
Lire une fiche technique : ce qui compte vraiment
Exemple avec la fiche d’un modèle A3 couleur courant, le Canon imageRUNNER C3326i :
- Vitesse : 26 pages par minute (ppm) ; plus le volume de l’entreprise est élevé, plus la vitesse doit l’être ;
- Formats : jusqu’au SRA3, donc A4 et A3 ; un copieur A4 seul suffit si vous n’imprimez jamais de plans ou d’affiches ;
- Chargeur de documents : 100 feuilles, numérisation à 70 images par minute en recto et 35 en recto-verso ;
- Grammages : 52 à 300 g/m² par le passe-copie, utile pour les couvertures et les cartes ;
- Capacité papier : 1 200 feuilles en standard, 2 300 au maximum ;
- Sécurité : impression sécurisée, connexion par badge ou code, effacement du stockage.
Attention à la différence entre le volume mensuel maximal (ce que la machine supporte ponctuellement) et le volume mensuel recommandé, plusieurs fois inférieur : c’est ce second chiffre qu’il faut comparer à vos besoins réels.
Combien coûte un photocopieur multifonction en 2026 ?
En entreprise, le copieur se loue le plus souvent, avec deux postes de coût distincts :
- La location du matériel : pour un A3 couleur de PME (10 à 30 utilisateurs), les revendeurs annoncent en général de 80 à 130 € HT par mois, sur des contrats de 36 à 63 mois ; les modèles rapides pour de gros volumes dépassent 150 à 250 € HT par mois ;
- Le coût par page, facturé selon un compteur : de l’ordre de 0,003 à 0,006 € HT la page noir et blanc et de 0,03 à 0,055 € HT la page couleur ; une page A3 compte souvent pour deux pages A4.
Ces fourchettes proviennent de revendeurs du marché et varient selon les volumes et les services inclus. Pour comparer achat et location, consultez notre guide photocopieur professionnel : achat ou location.
Sécurité et RGPD : un copieur est un ordinateur
Un multifonction récent possède une mémoire de stockage, une connexion réseau et souvent un accès Internet. Le CERT-FR, rattaché à l’ANSSI, recommande de le traiter comme un ordinateur à part entière :
- changer les mots de passe d’administration par défaut et appliquer les mises à jour du fabricant ;
- activer l’impression sécurisée, pour qu’aucun document confidentiel ne reste dans le bac de sortie ;
- effacer le stockage avant toute réparation par un tiers et à la fin du contrat de location : la CNIL rappelle que les supports doivent être effacés de manière sécurisée avant leur mise au rebut ou leur restitution.
Consommation électrique
Les copieurs récents consomment peu hors impression. La fiche Canon citée plus haut indique une consommation électrique type (TEC) de 0,32 kWh par semaine selon la méthode Energy Star, et environ 1 à 2 W en veille profonde. Pour réduire encore la facture, réglez une mise en veille rapide et le recto-verso par défaut.
Les erreurs courantes à éviter
- Surdimensionner la machine sur la foi du volume mensuel maximal, au lieu du volume recommandé ;
- Signer un contrat sans lire le coût par page : sur cinq ans, les pages couleur pèsent souvent plus que le loyer ;
- Laisser les réglages d’usine : mot de passe administrateur par défaut, numérisation sans authentification, impression non sécurisée ;
- Oublier l’effacement des données en fin de contrat, quand la machine repart chez le loueur.
Questions fréquentes
Comment utiliser un photocopieur multifonction ?
Placez l’original sur la vitre ou dans le chargeur, choisissez la fonction (copie, numérisation ou impression en attente), réglez les options comme le recto-verso ou le nombre d’exemplaires, puis lancez avec la touche de départ. Pour une impression sécurisée, identifiez-vous avec votre badge ou votre code pour libérer vos documents.
Quelle est la différence entre un photocopieur et une imprimante multifonction ?
Le terme recouvre souvent le même appareil : une machine qui copie, imprime et numérise. En entreprise, « photocopieur multifonction » désigne plutôt les modèles réseau partagés, souvent en A3, plus rapides et plus robustes, loués avec un contrat de maintenance, tandis qu’une imprimante multifonction de bureau est généralement en A4 et destinée à quelques utilisateurs.
Que deviennent les données d’un copieur en fin de location ?
Le copieur peut conserver des copies de documents sur son stockage interne. Avant de le restituer, il faut lancer un effacement sécurisé du stockage, fonction prévue sur les modèles professionnels récents, ou le faire réaliser par le prestataire : la CNIL demande d’effacer les supports en fin de contrat de location.
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