Le leasing d’un photocopieur repose sur un montage à trois : vous choisissez une machine chez un fournisseur, un organisme financier l’achète et vous la loue pour une durée ferme, et le fournisseur en assure la maintenance, en général au coût à la page. Vous payez donc un loyer au financeur et vos copies au fournisseur, sauf offre « tout compris ». Ce qui distingue un bon contrat d’un mauvais n’est pas le montant du loyer : ce sont la durée irrévocable, les conditions de sortie anticipée, la reconduction et la restitution.
Les formules de financement en général sont comparées dans notre guide du leasing informatique, et le prix des machines dans le guide photocopieur professionnel : achat ou location. Celui-ci détaille le contrat d’un copieur, de la signature à la sortie.
Comment fonctionne le contrat : trois parties, deux contrats
| Partie | Son rôle | Ce que vous lui payez |
|---|---|---|
| Le fournisseur (distributeur, installateur) | Conseille, livre, installe et entretient le copieur | Le contrat de maintenance : copies relevées au compteur, parfois un forfait |
| L’organisme financier (le loueur ou bailleur) | Achète le copieur au fournisseur et en reste propriétaire | Les loyers, jusqu’au terme du contrat |
| Votre entreprise (le locataire) | Choisit la machine, la réceptionne, l’utilise et la restitue | — |
Le contrat est parfois signé avec le fournisseur, puis cédé à l’organisme financier. Dans une enquête publiée le 16 mars 2022, la DGCCRF en décrit les conséquences : le bailleur exige les loyers jusqu’au terme, quelles que soient les difficultés rencontrées avec le matériel, et n’est pas responsable de la maintenance. Les conditions générales prévoient souvent l’« indépendance » des contrats de fourniture et de location.
Ne signez le procès-verbal de livraison, qui atteste la réception et la conformité du matériel, qu’une fois le copieur installé, configuré et conforme au bon de commande.
Location financière, crédit-bail ou location évolutive
- La location financière ne comporte pas d’option d’achat. La DGCCRF souligne qu’elle ne fait pas l’objet d’un encadrement spécifique : c’est donc le contrat qui fixe l’essentiel des règles ;
- Le crédit-bail, parfois appelé LOA, donne au locataire la possibilité d’acquérir tout ou partie du bien à un prix convenu « tenant compte, au moins pour partie, des versements effectués à titre de loyers » (article L313-7 du Code monétaire et financier) ;
- La location évolutive prévoit de remplacer ou de compléter le matériel en cours de contrat, avec un loyer recalculé. Vérifiez si chaque évolution relance une nouvelle durée d’engagement.
Ce que couvre le loyer, et ce qui est facturé à part
- Dans le loyer : la machine et ses options, et parfois la livraison, l’installation et la formation, si elles ont été intégrées au montant financé ;
- Dans le contrat de maintenance : les copies, relevées au compteur et facturées au coût à la page en noir et blanc et en couleur, qui couvrent en général les toners, les pièces, la main-d’œuvre et les déplacements. Lisez la liste des exclusions ;
- À votre charge : le papier et, selon les contrats, les agrafes, ainsi que l’assurance du matériel si le contrat l’exige.
Les offres « tout compris » regroupent matériel, maintenance et consommables dans un loyer unique : demandez combien de pages il inclut et le prix des pages au-delà.
Si le fournisseur disparaît : les contrats sont liés
Malgré les clauses d’indépendance, la jurisprudence protège le locataire. Depuis un arrêt de chambre mixte de la Cour de cassation du 17 mai 2013 (n° 11-22.768), les contrats concomitants ou successifs qui s’inscrivent dans une opération incluant une location financière sont interdépendants, et les clauses inconciliables avec cette interdépendance sont réputées non écrites. Le Code civil a repris l’idée en 2016 : quand plusieurs contrats sont nécessaires à une même opération et que l’un disparaît, ceux dont l’exécution devient impossible sont caducs, à condition que le cocontractant ait connu l’opération d’ensemble (article 1186).
La Cour l’a rappelé le 5 février 2025 (n° 23-16.749, contrat signé en 2014) : lorsqu’un crédit-bail et un contrat de maintenance sont interdépendants, la résiliation du second entraîne la caducité du premier, à la date où elle produit ses effets. Concrètement, si le fournisseur cesse d’assurer la maintenance, après une liquidation par exemple, la location peut tomber avec elle. Conservez les deux contrats et le bon de commande, et faites-vous conseiller avant de suspendre un loyer : en cas de désaccord, un juge tranchera.
Durée, fin de contrat et reconduction
La durée d’un leasing de copieur est irrévocable : vous vous engagez à payer tous les loyers jusqu’au terme. Elle est fixée en mois ou en trimestres ; dans son enquête, la DGCCRF cite par exemple un engagement de 48 mois. Calez-la sur vos volumes futurs, pas sur le seul loyer affiché. À l’échéance, quatre issues sont possibles selon le contrat :
- Restituer le copieur dans les conditions prévues : lieu, délai, frais de transport, état attendu ;
- Le racheter : en crédit-bail, en levant l’option au prix prévu ; une location financière n’en comporte pas ;
- Renouveler avec une nouvelle machine et un nouveau contrat ;
- Laisser le contrat se reconduire, pour la durée et au loyer prévus par la clause de reconduction, ce qui peut revenir à continuer de payer une machine déjà financée.
Notez la date limite de préavis dès la signature. L’obligation d’informer le client avant une reconduction tacite (article L215-1 du Code de la consommation) ne bénéficie qu’aux consommateurs et aux non-professionnels (article L215-3) : une entreprise qui loue un copieur pour son activité ne peut compter que sur son contrat. Dénoncez-le dans les formes prévues, de préférence en recommandé.
Pensez aussi aux données : la CNIL recommande de supprimer de façon sécurisée les données des matériels avant leur mise au rebut, une réparation chez un tiers ou la fin d’une location (fiche du 14 mars 2024). Si votre copieur dispose d’un disque ou d’une mémoire de stockage, demandez au fournisseur la procédure d’effacement et une attestation.
Sortir avant le terme : résiliation, rachat de contrat, rétractation
La résiliation anticipée coûte en principe les loyers restants : en location financière, constate la DGCCRF, le bailleur exige que le contrat soit honoré jusqu’à son terme et, faute de paiement ou d’accord amiable, saisit la justice. La clause de résiliation fixe l’indemnité due.
Le rachat de contrat est l’autre porte de sortie : un nouveau fournisseur solde votre contrat en cours pour vous rééquiper. Ce solde a un coût : s’il n’est pas payé à part, il est intégré au nouveau financement. La DGCCRF a d’ailleurs relevé que le remboursement anticipé d’un contrat de photocopieur pouvait servir de « cadeau de bienvenue » lors de démarchages en une seule visite. Obtenez par écrit le montant exact restant dû (vérifiable auprès de votre loueur actuel), la façon dont il est financé, la nouvelle durée d’engagement et le coût total sur cette durée.
Le droit de rétractation des petites entreprises. Si votre entreprise emploie cinq salariés au plus, que le contrat a été signé hors établissement (dans vos locaux après un démarchage, par exemple) et que son objet n’entre pas dans votre activité principale, la protection des consommateurs s’applique (article L221-3 du Code de la consommation) : 14 jours pour vous rétracter, délai prolongé de 12 mois si cette information ne vous a pas été donnée (DGCCRF, fiche du 1er juillet 2025). Pour une location de photocopieur signée par un cabinet d’expertise comptable, la Cour de cassation a jugé le 31 août 2022 (n° 21-11.455) que sa compétence pour apprécier les conditions financières ne suffisait pas à écarter cette protection.
En cas de litige, le Médiateur des entreprises intervient gratuitement et de façon confidentielle, en général pour des différends de plus de 1 500 € (Service-Public Entreprendre, fiche vérifiée le 27 novembre 2024).
Comptabilité et fiscalité des loyers
Tant que vous n’en êtes pas propriétaire, vous n’amortissez pas le copieur : les loyers passent en charges.
- Location financière : le loyer du matériel dont l’exploitant n’est pas propriétaire est une charge déductible dès lors que les conditions générales de déduction sont remplies (BOFiP BOI-BIC-CHG-40-20-10, version en vigueur depuis le 17 juillet 2019). Il se déduit à hauteur de la fraction courue sur chaque exercice ;
- Crédit-bail : les loyers sont normalement déductibles dans leur intégralité (BOI-BIC-BASE-60-20). Si vous levez l’option, le copieur entre à l’actif et s’amortit ; une levée d’option à un prix anormalement bas peut rendre une partie des loyers non déductible ;
- Maintenance et copies : des charges courantes, facturées par le fournisseur.
Faites valider le traitement par votre expert-comptable, surtout après un rachat de contrat.
Les clauses à vérifier avant de signer
| Clause | La question à poser |
|---|---|
| Durée irrévocable | Combien de mois ou de trimestres, et à partir de quelle date ? |
| Loyer | Montant HT, périodicité, premier loyer majoré, frais de dossier ? |
| Indexation | Sur quel indice, avec quel plafond ? La loi interdit d’indexer sur un indice sans relation directe avec l’objet du contrat ou l’activité de l’une des parties (article L112-2 du Code monétaire et financier). |
| Cession | À quel organisme financier le contrat sera-t-il cédé ? |
| Résiliation anticipée | Quelle indemnité, et comment est-elle calculée ? |
| Fin de contrat | Délai de préavis, forme de la dénonciation, durée et loyer en cas de reconduction ? |
| Restitution | Où, dans quel délai, à quels frais, avec quel effacement des données ? |
| Évolution ou rachat | Le remplacement du matériel relance-t-il une nouvelle durée ? Quel montant est refinancé ? |
Réseaux VITALIS finance les copieurs Canon et Epson qu’elle installe en Île-de-France en location évolutive (matériel, installation, maintenance et consommables dans un loyer unique, avec la possibilité de faire évoluer le matériel en cours de contrat) ou en leasing avec option d’achat via un partenaire, et peut racheter un contrat en cours. Les modèles figurent dans le catalogue photocopieurs ; la page solutions de financement propose un simulateur, et un conseiller répond sous 1 h ouvrée.
Questions fréquentes
Peut-on résilier un leasing de photocopieur avant la fin du contrat ?
En principe, pas sans payer : la durée est irrévocable et l’organisme financier peut exiger les loyers jusqu’au terme, plus l’indemnité prévue par la clause de résiliation. Les sorties possibles sont le rachat du contrat par un nouveau fournisseur, dont le solde est intégré au nouveau financement, la rétractation sous 14 jours pour certaines entreprises de cinq salariés au plus, ou la caducité si le contrat de maintenance lié disparaît.
Que se passe-t-il si le fournisseur du copieur fait faillite ?
Les contrats d’une opération incluant une location financière sont interdépendants (Cour de cassation, chambre mixte, 17 mai 2013). Si le contrat de maintenance est résilié, la location peut devenir caduque à la date de cette résiliation (Cour de cassation, 5 février 2025). Conservez toutes les pièces et faites-vous conseiller avant de suspendre les loyers.
Les loyers de leasing d’un photocopieur sont-ils déductibles ?
Oui, en principe. Le loyer d’un matériel dont l’entreprise n’est pas propriétaire est une charge déductible si les conditions générales de déduction sont remplies (BOFiP BOI-BIC-CHG-40-20-10), et les loyers de crédit-bail sont normalement déductibles en totalité (BOI-BIC-BASE-60-20). Le copieur n’est pas amorti tant que vous n’en êtes pas propriétaire.
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